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Plan de Cuentas

El Plan de Cuentas contiene los rubros contables que la empresao el estudio contable de la misma; ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables. El formato del mismo depende de las actividades económicas que realice. Estas cuentas o rubros están representadas y ordenadas jerárquicamente por un código de hasta 10 dígitos. 

Agregar
Esta opción le permite crear un nuevo registro en la tabla con los siguientes datos:

*Código: Dato que identifica al rubro y que establece su orden jerárquico y capítulo al cual pertenece. Este dato solo soporta números y tiene un largo de 1 hasta 10 dígitos. 

Hay dos tipos de Cuentas: 
  • La "cuenta título" es aquella que agrupa a otras cuentas o sea que no puede utilizarse en el ingreso de asientos.
  • La "cuenta imputable" que es aquella que puede ser usada en los asientos.
Cuando se ingresa una nueva cuenta se solicita que indique a que "cuenta título" pertenece. De esa forma el sistema se asegura que el esquema jerárquico y los códigos digitados sean válidos. 

*Nombre: Es la descripción de la cuenta. Puede contener hasta 40 caracteres. 

*Moneda: Establece el código de la moneda en la cual opera la cuenta. Dicha moneda debe estar previamente definid en la Tabla Monedas
Es importante destacar que aunque se le indica una moneda, la cuenta puede ser utilizada en asientos con otra moneda.

Grupo: Código del grupo al cual pertenece la cuenta. Este código debe estar previamente definido en la Tabla de Grupos de Cuentas y no es un dato obligatorio de ingreso. 

Balance XLS: ZetaLibra permite exportar los saldos de las cuentas a un archivo personalizado de formato XLS. 
El objetivo de esta prestación es darle al usuario la posibilidad de generar su propio balance en un archivo de Microsoft Excel con el formato que necesita. Para ello debe indicar es el Nº de Fila y el Nº de Columna dónde se almacenarán los saldos de cada cuenta y crear un archivo excel con los títulos. Este archivo es el que debe seleccionar al momento de exportar el balance, para que los saldos se descarguen en dicha planilla.

Es importante destacar dos cosas: 
  • La Columna debe estar representada con un número y no con una letra. La Columna A será la 1, la B la 2 y así sucesivamente. 
  • Si varias cuentas tienen asignada la misma Fila y Columna los saldos de dichas cuentas serán acumulados. Esto significa que la celda mostrará la suma de todas las cuentas.
Calcular diferencias de cambio: Si marca esta opción le está indicando al sistema que tome esta cuenta para la generación automática de las Diferencias de Cambio.

Modificar: Permite editar y modificar un registro de la tabla estando posicionado sobre él.

Listar
Emite un reporte en formato "vista previa" de todo el plan de cuentas. Dicho reporte puede ser guardado en disco en un archivo PDF.

Eliminar: Permite borrar en forma definitiva una cuenta si aún no fue utilizada.

Ver
Muestra el Plan de Cuentas en una ventana emergente usando una estructura gráfica de árbol jerárquico (Tree-View).

Exportar
Exporta el Plan de Cuentas a un archivo externo en formato XLS, el cual puede ser abierto con Microsoft Excel u OpenOffice. Este archivo sirve para ser tomado por otros sistemas en caso de querer importar a los mismos el Plan de Cuentas, o bien puede ser usado por ZetaLibra con la siguiente opción de Importar.

Importar
Esta opción se muestra únicamente cuando aún no se han registrado asientos en el Ejercicio Contable actual. Si el sistema detecta que hay asientos ingresados la opción Importar no es mostrada en el menú.
Existen dos formas de importar el Plan de Cuentas a la base de datos de ZetaLibra: 

Importar desde un archivo XLS
Para este caso deberá seleccionar desde su disco la ubicación del archivo XLS con los datos exportados previamente. El formato del archivo es el mismo que se genera con el punto anterior de Exportar. 

Importar desde otra empresa en la misma base de datos de ZetaLibra
Lo que hace este tipo de importación es tomar la tabla Plan de Cuentas de otra empresa y copiarla en la empres actual. 
Para este caso se le solicitará el código de la empresa origen y la correspondiente contraseña. Esta alternativa es muy útil ya que definido el Plan de Cuentas en una empresa podrá tomar el mismo para todas las nuevas empresas de posterior creación.


Recuerde que ZetaLibra maneja puede registrar en sus documentos y asientos diferentes códigos de Centros de Costo y Referencias. Este hecho brinda la posibilidad de implementar un Plan de Cuentas más acotado.