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¿Qué debo hacer para mantener el stock actualizado?

ZetaLibra le permite trabajar con múltiples depósitos. El stock de mercadería en estos depósitos se mantiene actualizado en forma automática mediante los comprobantes que se van ingresando. Cada comprobante tendrá determinado él o los depósitos que mueve y si el usuario tiene permisos podrá modificarlos al momento de ingresar comprobantes. Y cada artículo al crearse tiene por defecto marcada la opción Contabiliza stock.

El sistema suma y resta las cantidades que se indican en las líneas al pasar los comprobantes. Al crear un comprobante en Configuración > Tablas > Comprobantes debe indicarse, él o los depósitos, de Origen y /o Destino que mueve. Ver Video 

Dependiendo del comprobante, la mercadería estará entrando a los depósitos de la empresa o saliendo de los mismos; en otros la mercadería se moverá internamente entre los diferentes depósitos de la empresa. A continuación se detallas las particularidades de cada comprobante respecto al stock.

Los comprobantes que mueven el stock son los de tipo:

Factura de venta crédito: En este caso generalmente se indica sólo depósito de Origen y en Destino, ninguno. Esto es porque la mercadería está saliendo de la empresa y me interesa indicar el (depósito) origen del cual debe darse de baja el stock.
En algunos casos se puede Indicar Origen y también destino. Esto se da en general cuando se realiza la factura pero la mercadería se envía más adelante con un remito. En este caso, se le puede decir que el Origen es el depósito Principal y el destino un depósito llamado Pendiente de remitir, donde quedará temporalmente hasta hacer el remito y que este lo saque de Pendiente de remitir. Si ambos depósitos se dejan en Ninguno, este comprobante no actualizará el stock.

Nota de crédito de venta: En este caso se da lo inverso que en la venta crédito, ya que como me devuelven mercadería debo indicar depósito Destino, para que me incremente el stock en el mismo.

Venta contado: En este caso generalmente se indica sólo depósito de Origen y en Destino, ninguno. Esto es porque la mercadería está saliendo de la empresa y me interesa indicar el (depósito) origen del cual debe darse de baja el stock.
En algunos casos se puede indicar Origen y también Destino. Esto se da en general cuando se realiza la Venta Contado pero la mercadería se envía más adelante con un remito. En este caso, se le puede decir que el Origen es el Depósito Principal y el destino un depósito llamado Pendiente de Remitir, donde quedará temporalmente hasta hacer el remito y que este lo saque de Pendiente de remitir. Si ambos depósitos se dejan en Ninguno, este comprobante no actualizará el stock.

Devolución contado: En este caso se da lo inverso que en la Venta Contado, ya que como me devuelven mercadería debo indicar depósito Destino, para que me incremente el stock en el mismo.

Compra crédito: En este caso generalmente se indica sólo depósito Destino y en Origen, ninguno. Esto es porque la mercadería está ingresando a la empresa y me interesa indicar el (depósito) destino donde se incrementará el stock.
En algunos casos se puede Indicar Origen y también destino. Si ambos depósitos se dejan en Ninguno, este comprobante no actualizará el stock.

Nota de crédito de compra: En este caso se da lo inverso que en la Compra crédito, ya que como estoy devolviendo mercadería al proveedor, debo indicar depósito Origen, para que de de baja el stock en el depósito correspondiente.

Compra contado: En este caso generalmente se indica sólo depósito Destino (ninguno en Origen). Esto es porque la mercadería está ingresando a la empresa e interesa indicar el (depósito) destino donde se incrementará el stock.
En algunos casos se puede indicar Origen y también Destino. Si ambos depósitos se dejan en Ninguno, este comprobante no actualizará el stock.

Devolución de compra contado: En este caso se da lo inverso que en la Compra Crédito, ya que como estoy devolviendo mercadería al proveedor, debo indicar depósito Origen, para que de de baja el stock en el depósito correspondiente.

Movimiento de stock de proveedores: En este caso generalmente se indica sólo depósito Destino (ninguno en Origen). Esto es porque la mercadería está ingresando a la empresa y me interesa indicar el (depósito) destino donde se incrementará el stock.
En algunos casos se puede indicar Origen y también destino. Al ser este comprobante puramente un movimiento de stock, debe indicarle por lo menos un depósito.

Movimiento de stock de clientes: En este caso generalmente se indica sólo depósito de Origen (ninguno en Destino). Esto es porque la mercadería está saliendo de la empresa e interesa indicar el (depósito) origen del cual debe darse de baja el stock.
En algunos casos se puede indicar Origen y también destino. Al ser este comprobante puramente un movimiento de stock, debe indicarle siempre un depósito almenos.

Armados de Artículos: Es un movimiento de stock interno. En el armado siempre deben indicarse los 2 depósitos. El Origen indica de que depósito va a dar de baja el stock de los Componentes y el Destino en que depósito incrementará el stock de artículo que estoy armando. 
Al venderlo deberá seleccionar el depósito donde quedó el artículo armado.

Desarmados de artículos: Es un movimiento de stock interno. En el desarmado siempre deben indicarse los 2 depósitos. El Origen indica de que depósito va a dar de baja el stock del artículo armado que está desarmando y el Destino en que depósito incrementará el stock de los componentes.

Transferencias entre depósitos: En el caso de la transferencia deben indicarse siempre los 2 depósitos. En este movimiento de stock interno el Origen indicará de que depósito saco la mercadería (va a bajar el stock) y el Destino es el depósito al que llevo los artículos (va a incrementar el stock)

Que puede provocar errores o diferencias en el stock:
  • Que no se estén reflejando con comprobantes todos los movimientos del stock. Si por ejemplo se rompe un artículo, en el sistema debe darse de baja mediante un movimiento de stock.
  • Que no se estén indicando correctamente los depósitos al ingresar los comprobantes
  • Que el comprobante tenga marcada la opción de permitir facturar auqnue en el sistema no tenga stock suficiente.
  • Que el artículo no tenga marcada la opción de "Contabilizar Stock"

Como puedo controlar y revisar diferencias en el stock:

Existen varios reportes que le permiten controlar y ver porque se dan las diferencias en determinado artículo.
Los informes de stock son todos aquellos que están en Administración > Informes > Stock. Allí hay diferentes informes que le mostrarán por ejemplo el stock que tiene, cuanto compró, cuanto vendió y a quién.

Para poder revisar y ver todos los movimientos de un artículo determinado lo ideal es ir a la ficha del artículo en Administración > Comprobantes > Comprobantes por artículo. Allí le mostrará todos los movimientos del mismo; o sea los comprobantes que lo involucran, y podrá visualizar rápidamente de que depósitos salió y a cuales ingreso. Desde allí podrá visualizar, el stock actual de ese artículo y sacar un reporte histórico de todos los movimientos del mismo.