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Comienzo de ZetaLibra en Producción

Luego de una capacitación y entrenamiento adecuada cuando se toma la decisión de comenzar a usar   Zetalibra en “Producción”, o sea registrar los comprobantes en Tiempo real, hay que tener en cuenta algunos indicadores que deben estar correctamente “cargados” y definidos antes de comenzar a registrar la ventas,compras y otros movimientos reales en el sistema.

 

Los principales indicadores son:
  • Saldo Inicial de los Clientes a la fecha de arranque, generalmente es conocido como Saldo inicial de Deudores.
  • Saldo inicial de los Proveedores a la fecha de arranque, conocido como saldo Inicial de los Acreedores
  • Saldo Inicial de los Bancos (incluye cheques emitidos a la fecha)
  • Saldo inicial de las Cajas, (incluye cheques en cartera a esa fecha).
  • Stock o inventario inicial de la mercadería a la fecha de comienzo
  • Numeradores de Comprobantes
  • Numeradores de Impresión
  • Permisos de Usuario
Cargas de Saldos Deudores y Acreedores.

En primer lugar es importante tener los saldos de los deudores cargados, en cada una de la monedas en que corresponda la deuda.

Para ello lo que se hacer por lo general es en primer lugar generar un comprobante tipo Venta Crédito usado especialmente para ellos, y luego registrar cada una de las deudas de los clientes a esa fecha de arranque, utilizando ese comprobante especial, llamado por ejemplo, Saldo Inicial Deudores.

Además de ello, también se crea un Artículo nuevo, llamado Saldo inicial ds y Ac, que es el que se utilizará en las líneas del comprobante anterior.

Claro está, es que en la definición de ese artículo, se desmarca la opción de Inventario y de lista de precios ni tampoco lleva Impuesto.

Ejemplo si un cliente a la fecha de arranque real con el sistema en Producción nos debe 1500 dólares, entonces lo que se debe registrar es un factura de Venta, utilizando el Comprobante Especial, Saldo inicial, Deudor , Nro de factura se puede generar correlativamente con el sistema o el usuario lo puede indicar, la fecha es la fecha de inicio de arranque del sistema, se indica el cliente, y luego en las líneas se indica el Artículo “especial” llamado Saldo inicial, Cantidad = 1 y el importe de la deuda, y listo.

De esa forma se van registrando para cada moneda, cada una de las deudas que existen a la fecha del arranque con Zetalibra.

En el transcurso del tiempo, si nos comienzan a pagar se harán los recibos correspondientes y se vincularán con esa “Factura” inicial, si es que corresponde al pago de esa deuda y no a facturas de ventas posteriores.

Para el caso de la carga inicial de los Acreedores, Proveedores, se debe proceder de la misma manera, es decir, utilizar un comprobante de Compra crédito en la cual también está definido en la Tabla de Comprobantes y se llama Saldo Inicial Acreedores.

Se registra una Factura de Compra crédito, usando el comprobante “Especial” y en las líneas se indica el Artículo Saldo inicial, cantidad 1 y el importe que se le debe al Proveedor.

Como se indica, es exactamente el mismo proceder que para cargar los saldos Deudores o de los Clientes.

Cuando se comience a pagar esa deuda, se comenzará a registrar Recibos de Pago, con lo datos correspondientes y se vincularán contra esa Factura Inicial de Acreedor, de manera que se vaya cancelando la deuda inicial.

Carga de Saldos Bancarios.

Para cargar los Saldos Bancarios en cada una de la cuentas que la empresa posee, lo que se debe registrar al inicial con Zetalibra es un crédito Bancario inicial con el saldo de cada una de la cuentas, o sea que se registrará un crédito para cada cuenta en cada una de las monedas que existe y en cada uno de los bancos en que tienen cuentas.

Cheques emitidos.

En el caso de que se hayan emitidos cheques a partir de la fecha de comienzo del uso del sistema en tiempo real, éstos cheques tiene que estar correctamente ingresados, con los datos correspondientes, número, fecha de vto, banco, etc.

Esos cheques con el transcurso del tiempo se irán vinculando en los documentos correspondientes, ya sean recibos de Pago, Egresos de caja, etc.

Carga del Saldo de Caja

Para cargar el Saldo de Caja, solo es necesario registrar un Ingreso de Caja indicando el Saldo inicial a la fecha de arranque, en cada una de las monedas y para cada una de las Cajas que tiene la empresa.

En el caso de que tengan varias sucursales se debe hacer los mismo para cada una de las cajas de cada una de las sucursales.

Cheques recibidos en Cartera.

En el caso de que existan documentos en cartera, sean cheques u otro tipo, se deben tener correctamente ingresados, con lo datos necesarios, número, fecha de vto, Entidad Financiera, Titular, etc.

En el transcurso de la vida útil del sistema se procederá a realizar lo que corresponda con estos documentos, ya sean, depositarlos en los bancos, vincularlos con Recibos de cobro, o endosarlos para la cancelación de documentos de acreedores, etc etc.

Carga de Stock inicial de Mercaderías


Para cargar el inventario de las mercadería al inicio del Sistema, lo que se debe hacer es cargar un comprobante de Stock inicial, que un comprobante Tipo Movimiento de Stock de Proveedores, llamado Ingreso de Stock, Stock inicial, etc. También, se puede usar el Comprobante de Stock de Proveedores, llamado Remito que tiene ZetaLibra definido en la Tabla de comprobantes. Si se usa ese comprobante, tener en cuenta que por definición está marcado que queda pendiente de Facturación, lo cual en el caso de que sea usado para el ingreso inicial de Stock eso no sería del todo correcto.

Al registrar el ingreso de Stock inicial, en la parto de Movimientos de Proveedores, se debe indicar la fecha inicial a la cual se carga el inventario, el depósito destino en los cuales está la mercadería que se va a cargar, y además se pide un Proveedor, en este caso lo ideal sería usar un proveedor Genérico, generalmente se indica como proveedor genérico a la misma empresa, y luego en las líneas de ese comprobante, o sea en la página siguiente lo que se debe indicar ese el artículo o mercadería , y la cantidad existente en el deposito indicado anteriormente, y listo. Tambien se puede indicar un importe de costo inicial, aunque no es estrictamente obligatorio. Con respecto a esto último si se indica un costo inicial , unitario, sería adecuado que ese comprobante de stock, tenga seleccionada la opción de utilizar para actualización de costos, en la cual luego de correr el proceso de actualización de costos, automáticamente se grabaría ese “costo” en la tabla del artículo.

Tambien es importante ver la moneda en que se está expresando ese costo.

Tener en cuenta que si la moneda es diferente a la moneda del comprobante donde se indica el costo, el sistema solo grabará el costo siempre y cuando exista la cotización de esa moneda en la Tabla de cotizaciones.

Y el mismo proceso para cada uno de los artículos, se indica artículo, cantidad y costo en el caso de que tambien se quiera o se tenga el costo unitario de ese artículo.

Numeradores de Comprobantes

Para las Ventas, en la mayoría de los casos, Zetalibra, genera el numerador de comprobantes de manera automática y correlativa y de acuerdo al valor inicial que se le indicó antes de comenzar con las facturas reales.

Esto es que en el momento previo a comenzar a registrar las ventas, se debe indicar, en Tablas, Numeradores de comprobantes, cual es el valor inicial para cada uno de los comprobantes que se quieran numera automáticamente con el sistema.

El ejemplo más típico es el numerador de la Facturas de Venta, ahí se debe indicar cual es el número a generar en la factura siguiente que se registre.

Ejemplo, si el próximo número a generar es el 2550, en el numerador de comprobantes se debe indicar el 2549.

Zetalibra genera automáticamente el número de comprobantes de acuerdo a 2 parámetros que son:

a) si el comprobante será emitido oficialmente por la impresora, ó

b) si el comprobante solamente se registra en el sistema y se emite por otra vía.

En el primer caso, Zetalibra genera el Número de Serie y comprobante, únicamente luego de haber emitido el comprobante por la impresora.

Para ello en Tablas, Formatos de impresión, se debe configurar un Formato de impresión indicando el nombre del archivo de impresión, cantidad de vías, tope de líneas, etc, por lo general algún técnico de la empresa proveedora del sistema colabora con esta definición.

Para el segundo caso, se genera el numerador automáticamente luego de haber confirmado el cabezal de la factura o la pantalla inicial de la misma, luego de pulsar el botón de Confirmar.

Ya al ingresar la líneas de la factura con los artículos, cantidades, precios, etc, el sistema muestra el Nro de comprobante generado de manera correlativa.

Esta manera es la forma que utiliza Zetalibra para los otros comprobantes ya sean de Gastos, (ejemplo Egresos de Caja), Movimientos de Stock, (ejemplo ajustes de stock), Comprobantes de Bancos,( ejemplo créditos, débitos, retiro, depositos, etc,) si se quiere genera el número de manera automática y correlativa.

Numeradores de Impresión

En el caso de que la factura se esté emitiendo por el sistema Zetalibra,

por algunas de las impresoras utilizadas para la tarea, tambien se debe indicar el numerador de impresión que es el Numerador Oficial que tiene pre-impreso la factura a emitir.

Este numerador lo emite el organismo de contralor de estos documentos oficiales, ( en Uruguay es la D.G.I), o sea que tambien se debe indicar cual es el próximo Nro de Comprobante pre-impreso.

Ejemplo si en la Factura oficial tiene indicado el Nro 1500, en el numerador de impresión se debe indicar 1499.

En muchos casos algunas empresas hacen coincidir el numerador de Comprobantes con el numerador de impresión, pero hemos notado que es mucho más trabajoso poder llevarlos paralelamente, sobre todo si hay muchas impresoras, ya que hay que tener mucha precaución en el caso de que un comprobante no haya salido bien impreso en la impresora, ya sea por atasco, por corte de luz, o cualquier otra causa, etc etc.

En ese caso hay que tener en cuenta que el numerador de impresión se puede haber corrido y sin embargo se va a re-imprimir en otro comprobante con otro numero pre-impreso.

De todas formas, existe un informe, un listado que se puede obtener de manera rápida y fácil, en la sección de informes de ZetaLibra, que es llamado Comprobantes Impresos, e indica claramente cada Numero de Comprobante a que número de Impresión corresponde.